Tietosuojaselosteet

Kuluttaja-asiakasrekisteri

Kuluttaja-asiakkaiden tietosuojaseloste

Päivitetty: 31.3.2021

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Pakkauskierrätys RINKI Oy
Tynnyrintekijänkatu 1 C
00580 HELSINKI
Puhelin 09 616 230

(jäljempänä ”Rinki”)

  1. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Asiakaspalvelupäällikkö

Puhelin 09 616 230
info@rinkiin.fi

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Kotitalouksille suunnattuihin Rinki-ekopisteisiin liittyvien palautteiden käsitteleminen sekä tähän liittyvä palveluviestintä ja toiminnan kehittäminen
  • Ehdotusten vastaanottaminen koskien uusien Rinki-ekopisteiden perustamista ja niiden sijaintia
  • Ringin palvelujen markkinointi ja kuluttajien yleisen kierrätystietoisuuden lisääminen esimerkiksi osana erilaisia kampanjoita, joihin voi liittyä arpajaisia tai vastaavia markkinoinnillisia elementtejä  
  • Uutiskirjeiden lähettäminen

Rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu palveluiden kehittämiseksi ja kotitalouksien kierrätysaktiivisuuden lisäämiseksi. Uutiskirjeiden osalta käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.

  1. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme seuraavia palautteiden yhteydessä asiakkaan toimittamia tietoja:

    • Mitä Rinki-ekopistettä palaute koskee
    • Palautteen aihe
    • Palautteen päivämäärä
    • Valokuva
    • Palautteen antajan nimi- ja yhteystiedot
    • Tieto siitä, toivooko palautteen antaja yhteydenottoa

Uutiskirjetilauksiin liittyen käsittelemme seuraavia tietoja:

    • Tieto uutiskirjeen tilauspyynnöstä
    • Tilaajan sähköpostiosoite

Viestintäkampanjoiden yhteydessä käsittelemme asiakkaan nimi- ja yhteystietoja.

  1. Mistä saamme tietoja

Saamme käsittelemämme henkilötiedot suoraan asiakkailta heidän jättäessään palautetta tai ehdotuksia tai tilatessaan uutiskirjeen.  Myös markkinointikampanjoissa asiakas itse toimittaa meille tiedon osallistumisestaan.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kaupallisessa tarkoituksessa ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille, mikäli pakottava lainsäädäntö niin edellyttää.

Rinki käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja toimeksiannon perusteella Ringin lukuun.  Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka huolehtivat järjestelmien ja palvelimien teknisestä ylläpidosta, ja asiakaspalveluun osallistuvat palveluntarjoajat, joille asiakaspalvelun hoitamista on ulkoistettu.

Palveluntarjoajia sitoo salassapitovelvollisuus, eikä niillä ole oikeutta luovuttaa tietoja eteenpäin tai käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin Ringin toimeksiannon toteuttamiseen. Olemme huolehtineet palveluntarjoajiemme kanssa tietosuojasta mm. laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat käsittelysopimukset.

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi teknisen tuen tarjoamista varten. Jos henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että palveluntarjoaja on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

  1. Miten pitkään säilytämme henkilötietoja

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on henkilötietojen käyttötarkoituksen tai lain velvoitteiden vuoksi tarpeellista. Palautteisiin ja ehdotuksiin liittyviä tietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään 3 vuotta asiakkaan yhteydenotosta. Kampanjoiden yhteydessä käsiteltävät tiedot poistetaan viivytyksettä kampanjan päätyttyä.

Rinki arvioi tietojen käsittelyn tarpeellisuutta säännöllisesti huomioiden sovellettavan lainsäädännön vaatimukset. Tämän lisäksi Rinki huolehtii toimenpiteistä, joilla pyritään varmistamaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Mikäli tällaisia tietoja havaitaan, Rinki oikaisee tai poistaa ne viipymättä.

  1. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rinki käsittelee hallussaan olevia henkilötietoja luottamuksellisesti ja käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden toimenkuva sitä edellyttää. Tietojen käsittelyyn liittyvät käyttö- ja pääsyoikeudet ovat henkilökohtaisia ja niiden laajuus määritellään työtehtävien perusteella.

Henkilötietoja sisältävät järjestelmät on suojattu palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Järjestelmiin sisäänkirjautumista ja niiden käyttöä valvotaan. Henkilötietoja sisältävät laitteet ja palvelimet sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Henkilötietoja sisältäviä paperitulosteita säilytetään Ringin toimitiloissa lukitussa tilassa. Rinki arvioi tietoturvaan liittyviä riskejä säännöllisesti.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Jos henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia.

Rinki ei suorita profilointia tai tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä kuluttaja-asiakasrekisteriin sisältyvien tietojen pohjalta.

  1. Kehen voit olla yhteydessä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voit osoittaa selosteen alussa mainitulle yhteyshenkilölle. Yhteydenotot pyydetään kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti.

  1. Tietosuojaselosteen muutoksista informoiminen

Mikäli muutamme tätä selostetta, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Jos muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida niistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai ilmoittamalla asiasta verkkosivuillamme. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset tietosuojainformaatiossa.

Yritysasiakas- ja toimittajarekisteri

Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tietosuojaseloste

Päivitetty: 31.3.2021

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Pakkauskierrätys RINKI Oy

Tynnyrintekijänkatu 1 C

00580 HELSINKI

Puh. 09 616 230

(jäljempänä ”Rinki”)

  1. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Asiakaspalvelupäällikkö

Puh. 09 616 230
info@rinkiin.fi 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja pakattuja tuotteita markkinoille toimittavien tuottajavastuullisten yritysasiakkaiden rekisteröimiseksi sekä pakkaustietojen keräämiseksi ja tilastoimiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös asiakasyhteydenpitoa ja asiakassuhteen hoitamista varten sekä pakkausten tuottajavastuuseen liittyvistä asioista viestimiseksi. Tietoja voidaan käyttää myös Ringin asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseksi.

Toimittajien ja yhteistyökumppaneiden sekä tuottajayhteisöjen yhteyshenkilöiden tietoja käytetään yhteistyö- tai sopimussuhteen ylläpitämiseksi, sopimusten hallinnoimiseksi, toimittajilta tilattavien palveluiden seuraamiseksi ja koordinoimiseksi, laskutuksen hoitamiseksi sekä Ringin toiminnan ja palveluiden kehittämiseksi.

Henkilötietoja käytetään myös uutiskirjeiden ja verkkolehden lähettämiseksi.

Rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyn perusteita ovat yritysasiakkaan, tuottajayhteisön tai toimittajan kanssa tehtävän sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano asiakas-, yhteistyö- ja toimittajasuhteen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä siihen liittyvien tehtävien, kuten laskutuksen hoitamiseksi. Käsittelyperusteena on myös Ringin oikeutettu etu palveluiden tuottamiseksi, kehittämiseksi sekä markkinointiviestinnän ja kampanjoiden toteuttamiseksi. Sähköisessä suoramarkkinoinnissa käsittelyperusteena on suostumus.

 

  1. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme yritysasiakas- ja toimittajarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

    • Yhteyshenkilöiden perus- ja tunnistetiedot, kuten nimi, asema yrityksessä, puhelinnumero sekä muut yhteystiedot
    • Yhteyshenkilöiden kanssa käyty kirjeenvaihto
    • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
    • Tiedot suoramarkkinoinnin kielloista
    • Viestinnän aineisto siltä osin kuin se on yhdistettävissä henkilöön
    • Lokitiedot koskien extranet-palveluiden käyttöä

Uutiskirjeen ja verkkolehden tilauksiin liittyen käsittelemme seuraavia tietoja:

    • Tilauspyyntö
    • Tilaajan sähköpostiosoite
  1. Mistä saamme tietoja

Yritysasiakkaan tai toimittajan perustiedot, mukaan lukien yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystiedot, tallennetaan yrityksen tekemästä sopimuksesta, puhelinsoitosta tai muusta vastaavasta asiakas- tai toimittajasuhteen aikana Ringille tehdystä ilmoituksesta. Liikevaihto- ja toimialatietoja sekä muita vastaavia tietoja voidaan hankkia myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kaupallisessa tarkoituksessa ulkopuolisille tahoille. Rinki luovuttaa viranomaisten käyttöön vain sellaisia yrityksiä koskevia tietoja, jotka sen on luovutettava lain tai viranomaispäätöksen nojalla.

Rinki käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja toimeksiannon perusteella Ringin lukuun.  Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka huolehtivat järjestelmien ja palvelimien teknisestä ylläpidosta.

Palveluntarjoajia sitoo salassapitovelvollisuus, eikä niillä ole oikeutta luovuttaa tietoja eteenpäin tai käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin Ringin toimeksiannon toteuttamiseen. Olemme huolehtineet palveluntarjoajiemme kanssa tietosuojasta mm. laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat käsittelysopimukset.

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi teknisen tuen tarjoamista varten. Jos henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että palveluntarjoaja on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

  1. Miten pitkään säilytämme henkilötietoja

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on henkilötietojen käyttötarkoituksen tai lain velvoitteiden vuoksi tarpeellista. Yritysasiakas- ja toimittajarekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään ja säilytetään asiakas- tai toimittajasuhteen keston ajan sekä sen jälkeen tarpeellisen ajan, jotta rekisterinpitäjä voi vastata asiakas- tai toimittajasuhteen tai sopimuksen nojalla esitettyihin reklamaatioihin ja kanteisiin. Tämä aika on pääsääntöisesti enintään kolme (3) vuotta asiakas- tai toimittajasuhteen päättymisestä. Laskutukseen liittyviä tietoja käsitellään osana kirjanpitomateriaalia kirjanpitolain määrittelemän ajan, joka on kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Rinki arvioi tietojen käsittelyn tarpeellisuutta säännöllisesti huomioiden sovellettavan lainsäädännön vaatimukset. Tämän lisäksi Rinki huolehtii toimenpiteistä, joilla pyritään varmistamaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Mikäli tällaisia tietoja havaitaan, Rinki oikaisee tai poistaa ne viipymättä.

  1. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Rinki käsittelee hallussaan olevia henkilötietoja luottamuksellisesti ja käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden toimenkuva sitä edellyttää. Tietojen käsittelyyn liittyvät käyttö- ja pääsyoikeudet ovat henkilökohtaisia ja niiden laajuus määritellään työtehtävien perusteella.

Henkilötietoja sisältävät järjestelmät on suojattu palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin. Järjestelmiin sisäänkirjautumista ja niiden käyttöä valvotaan. Henkilötietoja sisältävät laitteet ja palvelimet sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Henkilötietoja sisältäviä paperitulosteita säilytetään Ringin toimitiloissa lukitussa tilassa. Rinki arvioi tietoturvaan liittyviä riskejä säännöllisesti.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Jos henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien tähän liittyvää profilointia.

Rinki ei suorita profilointia tai tee automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tietojen pohjalta.

  1. Kehen voit olla yhteydessä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voit osoittaa selosteen alussa mainitulle yhteyshenkilölle. Yhteydenotot pyydetään kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti.

  1. Tietosuojaselosteen muutoksista informoiminen

Mikäli muutamme tätä selostetta, päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Jos muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida niistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai ilmoittamalla asiasta verkkosivuillamme. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset tietosuojainformaatiossa.

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

31.3.2021

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Pakkauskierrätys RINKI Oy

Tynnyrintekijänkatu 1 C

00580 HELSINKI

Puh. 09 616 230

(jäljempänä ”Rinki”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Talouspäällikkö

Puh. 09 616 230
Sähköposti: rekry@rinkiin.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä rekrytointiprosessien hallinnointi. Käsittelemme palvelukseemme hakeneiden henkilöiden työnhakuprosessiin liittyviä tietoja tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi ja päätöksentekoa varten työtehtäviä täytettäessä.  Työnhakijarekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä rekisterinpitäjän työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai vaateen esittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:

• oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin ja lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai vaateen esittämiseksi
• suostumus, joka voidaan pyytää esimerkiksi henkilötietojen keräämiseksi suosittelijoilta, henkilötietojen käsittelemiseksi soveltuvuusarvioinneissa ja henkilötietojen käsittelemiseksi lääketieteellisten testien suorittamisen yhteydessä

  1. Mitä tietoja käsittelemme?

    Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia työnhakijan henkilötietoja:

    • perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli;
    • yhteystiedot kuten yksityinen sähköpostiosoite, yksityinen puhelinnumero, kotiosoitetiedot;
    • haettuun työtehtävään liittyvät tiedot kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tieto työnhakuprosessiin nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamisajankohtaan liittyvät tiedot sekä muut työnhakuilmoitukseen ja työhakemukseen sisältyvät tiedot;
    • rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat tiedot itsestään, taustastaan ja soveltuvuudestaan kuten valokuva, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin sekä referenssit ja rekisteröidyn suostumuksella tehtyyn henkilöarviointiin ja soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot;
    • rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;
    • mahdolliset muut tiedot, jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa, kuten LinkedIn-profiili, tai rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjän keräämät tiedot.
  1. Mistä saamme tietoja

    Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti asianomaiselta työnhakijalta. Muita tietolähteitä käytetään lainsäädännön puitteissa. Käytämme tarvittaessa myös rekrytointikonsultteja tietolähteenä.

    Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessansa julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

    Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu rekisteröidyn suostumusta esimerkiksi soveltuvuusarviointia varten. Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa lainsäädännön edellyttämällä tavalla tahoille, joilla on lakiin tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille.

    Käsittelemme tietoja pääasiallisesti itse, mutta hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä myös lukuumme toimivia palveluntarjoajia. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka huolehtivat järjestelmien ja palvelimien teknisestä ylläpidosta, ja suorahakuyritykset, jotka auttavat meitä rekrytointiprosessissa.

    Olemme huolehtineet palveluntarjoajiemme kanssa tietosuojasta mm. laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat käsittelysopimukset.

    Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi teknisen tuen tarjoamista varten. Jos henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että palveluntarjoaja on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

  1. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja säilytysaika

    Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden toimenkuva sitä edellyttää.

    Henkilöstöhallinnon henkilötiedot on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Säilytämme myös paperikopioina olevia tietoja lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain henkilöillä, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja.

    Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Pääsääntöisesti säilytysaika ei ylitä yhtä (1) vuotta. Henkilötietoja voidaan säilyttää oikeutetun edun perusteella myös edellä mainittua kauemmin, jolloin säilytysajat perustuvat lainsäädännön kanne- ja vanhentumisaikoihin. Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen työntekijätietojaan henkilöstöhallinnon tietosuojaselosteen mukaisesti.

    Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

    Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja.

    Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

    Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

    Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).

  1. Kehen voit olla yhteydessä

    Tässä tietosuojaselosteessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voit osoittaa selosteen alussa mainitulle yhteyshenkilölle. Yhteydenotot pyydetään kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti.

Tietoa evästeistä